La tramitació d'expedients consisteix en la creació, seguiment i evolució de la informació relacionada amb un procés administratiu. La informació s’agrupa en expedients de tramitació, que van seguint un flux o fluxos de treball determinats, seqüencials o en paral·lel, segons els tipus.

La vida d’aquest expedient i el pas en el que està dins el Flux de Treball, es gestiona utilitzant eines informàtiques anomenades Motors de WorkFlow. Aquests motors de Workflow obeeixen i s'estructuren en fluxos de treball modelats en XPDL, mitjançant Eines de Modelització de Processos

openTrends ha integrat i potenciat dues eines de programari lliure, shark i jawe, per a crear una tecnologia de tramitació, openTram, que permet:

• La modelització gràfica, amb un editor gràfic que segueix l'estàndard WFMC per a la descripció XML de procediments. L'ús d'aquest estàndard, XPDL, fa que la definició realitzada sigui fàcilment aplicable a qualsevol motor de tramitació que segueixi aquesta recomanació. L'eina permet la definició de processos, activitats, rols, usuaris, dades associades, transicions, bifurcacions, aplicacions externes, formularis, alertes i terminis, documentació annexada, escaneig de documents, documents generats, notificacions
• La simulació, que permet comprovar que el flux de treball es comporta com s'espera i es reprodueixen en un entorn controlat totes les accions definides: formularis, aplicacions externes, gestió de la documentació, temps ...
• La execució de la tramitació, amb la que els usuaris disposaran d'una consola per iniciar un expedient, visualitzar la bústia de tasques pendents, tramitar un expedient i realitzar consultes.
• La monitorització del sistema, disposant de la consola d'administració per tal de realitzar el seguiment necessari per comprovar que tot s'està desenvolupant correctament:detectar colls d'ampolla, reassignar expedients, tirar enrere un expedient i definir dades generals i paràmetres del sistema.