La tramitación de expedientes consiste en la creación, seguimiento y evolución de la informaicón relacionada con un proceso administrativo. La información se agrupa en expedientes de tramitación, que van siguiendo un flujo o flujos de trabajo determinados, secuenciales o en paralelo, según el tipo.

La vida de este expediente y el paso en el que está dentro el Flujo de Trabajo, se gestiona utilizando herramientas informáticas llamadas Motores de WorkFlow. Estos motores de Workflow obedecen y se estructuran en flujos de trabajo modelados en XPDL, mediante Herramientas de Modelización de Procesos.

openTrends ha integrado y potenciado dos herramientas de software libre, shark y jawe, para crear una tecnología de tramitación, openTram, que permite:

• La modelización gráfica, con un editor gráfico que sigue el estándar WFMC para la descripción XML de procedimientos. El uso de este estándar, XPDL, hace que la definición realizada sea fácilmente aplicable a cualquier motor de tramitación que sigue esta recomendación. La herramienta permite la definición de procesos, actividades, roles, usuarios, datos asociados, transiciones, bifurcaciones, aplicaciones externas, formularios, alertas y plazos, documentación anexada, escaneado de documentos, documentos generados y notificaciones.
• La simulación, que permite comprobar que el flujo de trabajo se comporta como se espera y se reproducen en un entorno controlado todas las acciones definidas: formularios, aplicaciones externas, gestión de la documentación, tiempo...
• La ejecución de la tramitación, con la que los usuarios dispondrán de una consola para iniciar un expediente, visualizar el buzón de tareas pendientes, tramitar un expediente y realizar consultas.
• La monitorización del sistema, disponiendo de la consola de administración para realizar el seguimiento necesario para comprobar que todo se está desarrollando correctamente: detectar cuellos de botella, reasignar expedientes, echar atrás un expediente y definir datos generales y parámetros del sistema.