Case StudyCaso de EstudioCas d'Estudi
UN DMS A PROVA DE COVID 19: DESIGN SPRINTS I METODOLOGOIA AGILE
Hercules Capital (NYSE: HTGC) és una financera líder que ofereix préstecs garantits a companyies recolzades amb capital de risc pertanyents a un ampli ventall de sectors (tecnologia, ciències de la vida, energies sostenibles i renovables, etc.). Desprès d’haver confiat uns 10,5 mil milions de dòlars a més de 500 empreses, Hercules Capital va començar a buscar la manera tant de superar algunes manques operacionals crítiques com de millorar la seva gestió documental general.
La transformació digital d’una empresa
Hercules Capital va confiar en nosaltres per dur a terme la seva transformació digital, per què el seu sistema heretat passés de ser un sistema d’arxius en local a convertir-se en un sistema de gestió documental (DMS) totalment nou, global i basat en el núvol.
Alguns dels requisits funcionals més importants que van sorgir durant les nostres sessions de Design Thinking van ser que el DMS d’Hercules havia de centrar-se als empleats, estar disponible i accessible 24 hores al dia, 7 dies a la setmana, des de qualsevol part del món i tenir un alt nivell de seguretat.
Vam començar els nostres Sprints interactuant amb objectes tangibles com, per exemple, papers, bolígrafs o notes adhesives, així com amb membres de l’equip, personal del Departament de Finances, del d’Administració o informàtics. La metodologia de treball Design Sprint de SEIDOR Opentrends sintetitza les necessitats empresarials bàsiques i es centra en detectar i eliminar qualsevol punt problemàtic; a més a més, sempre s’inclouen tècnics en aquest equip de treball (no només moderadors), per garantir que els prototips tenen sentit des del començament. Així és com vam donar forma a un primer prototip en paper que va fer possible experimentar la interacció, prototip que vam provar i validar amb altres membres de l’equip d’Hercules Capital.
Només vam trigar deu dies a completar tots els Design Sprints per tenir un prototip vàlid i un informe que recollia les experiències dels usuaris. Els nostres Design Sprints no necessiten una implicació a temps complet per part de l’equip del client, ja que treballem amb una doble planificació: Una tècnica i una altra de suport. La part tècnica la gestiona una petita porció de l’equip del client que està involucrada a temps complet en les sessions de Design Sprint, mentre que la de suport es duu a terme només pels matins i inclou a la resta de l’equip del client. Aquest sistema de doble planificació ens permet mantenir-nos centrats en les sessions de Design Sprint, el que és molt important per minimitzar intrusions externes i evitar un possible malestar o aïllament per part de l’equip.
‘“Creiem que l’enfocament per Design Sprints de SEIDOR Opentrends va traçar un camí molt clar que va fer que cada pas del procés fos realment manejable.”
Christian Follmann, Cap d’Operacions d’Hercules Capital
Metodologia: Being Agile
L’experiència de SEIDOR Opentrends amb la metodologia Agile permet passar del disseny a la posada en marxa amb molta rapidesa. Amb l’informe obtingut dels Design Sprints a la mà, només vam necessitar quatre iteracions de desenvolupament de programari abans d’obtenir la primera versió funcional del DMS. Tots els rituals de Scrum van realitzar-se en fluïda col·laboració entre el propietari del producte, Hercules Capital, i SEIDOR Opentrends com a desenvolupador. Els membres dels equips participants actualitzaven a diari els avanços, publicant-los als taulells de Design Sprint perquè el nostre client pogués, en tot moment, conèixer el punt exacte en què es trobava el projecte.
“La metodologia Agile va significar un nou punt de vista per nosaltres, excel·lent i molt positiu, que va demostrar ser d’allò més eficient.”
Christian Follmann, Cap d’Operacions d’Hercules Capital
Tecnologia: El poder de l'Cloud
En un primer moment, per a una empresa financera pot resultar una mica preocupant el fet de tenir documentació amb informació sensible fora de les seves instal·lacions. No obstant això, qualsevol preocupació desapareix tan aviat es posen de manifest els enormes avantatges de treballar amb un sistema segur al núvol: Els empleats que tinguin els permisos adients poden accedir a tota la documentació 24 hores al dia, 7 dies a la setmana, i des de qualsevol lloc; el compliment normatiu amb els més alts nivells de seguretat és automàtic i es compta amb un API disponible per la integració amb el sistema heretat o amb les diferents eines.
Així, en col·laboració amb Box, una de les empreses amb més experiència al sector del emmagatzematge al núvol, SEIDOR Opentrends va dissenyar l’arquitectura i va desenvolupar un sistema de gestió documental personalitzat i altament diferenciat.
"Abans de començar a treballar amb SEIDOR Opentrends, al voltant del 30% de la nostra estructura informàtica es basava al núvol. Ara ens movem entre el 60% i el 70%. Hem fet un progrés considerable gràcies a l’equip de SEIDOR Opentrends."
Christian Follmann, Head of Operations @Hercules Capital
SEIDOR Opentrends va implementar una arquitectura robusta per incorporar les eines integrades de Box al sistema heretat fonamental. Vam decidir treballar amb Box Java SDK, un component integrat, per construir un pont entre el programari .Net ja existent i les eines Box API, juntament amb una consola d’administració dissenyada per realitzar una alta freqüència d’operacions.
La solució proposada va permetre a Hercules Capital no només guanyar eficiència en les seves operacions internes i resoldre els problemes relacionats amb el seu sistema heretat, sinó també millorar la productivitat en aspectes com:
- Una reducció en el temps de gestió i lliurament de documents, el que permet a Hercules Capital treballar amb períodes de negociació més curts
- Un repositori documental homogeni i coordinat, reduint els arxius departamentals
- Un repositori basat al núvol que permet treballar de manera continuada des de l’oficina, però també des de fora
L’equip d’Hercules Capital va valorar molt positivament el DMS, tot afirmant que la seva feina és moltíssim més fàcil gràcies a aquesta eina. Christian ens desvela com, en una enquesta interna realitzada a l’empresa, van rebre respostes com aquesta:
''Comptar amb el nou DMS facilita molt, i de diferents maneres, la meva feina, en especial ara que treballem des de casa [...]sé que també ho farà a l’oficina."
Aquest nou sistema materialitza el camí que Hercules Capital va prendre cap a l’automatització del seu flux de treball i, gràcies a les seves amplies capacitats d’adaptació, fa que avui dia l’empresa estigui molt més a prop de complir amb els seus objectius de transformació digital.
Hercules Capital confiava en SEIDOR Opentrends per la seva flexibilitat, alt coneixement tecnològic i pels seus equips multidisciplinars amb multitud de punts de vista, antecedents i diferents experiències que Hercules Capital va considerar claus a l’hora de pensar en una solució integral al problema al qual s’enfrontaven.