team as a service

¿Qué es y que no es Team as a Service (TaaS)?

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Desde hace meses las medidas de distanciamiento social nos obligan al teletrabajo. Afortunadamente, nosotros ya teletrabajábamos con asiduidad desde antes; y aunque el Team as a Services no está relacionado directamente con el teletrabajo, si se beneficia de esta modalidad laboral. 

Team as a Service (en adelante TaaS) es a la vez un producto y una propuesta organizativa. Opentrends ya ofrecía este servicio desde hace un par de años pero en mitad del tsunami COVID19 adquiere la denominación de “obligatorio” en lo que al desarrollo de software se refiere. 

Digo que TaaS es un producto porque en Opentrends tenemos cuantificados los precios y las condiciones de servicio, a falta de acordar el alcance y duración del proyecto para cada caso concreto. Y digo que es una propuesta organizativa, porque no se trata de poner a un grupo de personas partiendo de cero a escuchar al cliente... no es bodyshopping. TaaS tiene una organización precisa que, si bien puede adaptarse en detalles específicos al proyecto concreto, ha de respetar una estructura básica bien definida.

Pero entonces ¿en qué se diferencia TaaS de cualquier otra forma de organizar un equipo de trabajo? El elemento diferencial son los valores conductores. Éstos no son exclusivos del TaaS, se encuentran en algunas metodologías bien conocidas de desarrollo de software y gestión de proyectos. Y en TaaS, hemos hecho nuestro pequeño manifiesto particular basándonos en el conocimiento adquirido en décadas de experiencia en proyectos IT. 

¿Cuáles son los valores conductores de TaaS?
  • Responsabilidad compartida: el equipo participa de las decisiones, de manera que cualquier miembro está empoderado para proponer mejoras en la metodología, identificar riesgos, asumir responsabilidades (o delegarlas)... Todos los miembros del equipo están informados permanentemente del objetivo del proyecto, del estado actual y de lo que hacen los demás. 
  • Compañerismo: vital para la buena colaboración. Y esto es sobre todo lo que se necesita para que el TaaS rinda, una colaboración abierta entre todos los miembros del equipo y con el cliente. Puesto que el compañerismo funciona mejor en equipos pequeños, de no más de 10 personas, mantenemos los equipos TaaS por debajo de esa cifra. No hay ninguna razón para que no haya más de un equipo TaaS trabajando en el mismo proyecto si el alcance lo requiere.
  • Transparencia: debe ser la misma que un buen restaurante japonés que permite ver el trabajo en la cocina tras un cristal. Dado que el equipo TaaS trabaja en remoto, y no presencialmente en las oficinas del cliente, la transparencia se materializa en la publicación del trabajo realizado en una herramienta online a la que acceden tanto los miembros del equipo como nuestro cliente. 
  • Actualización diaria: es fundamental. La disciplina de actualizar diariamente el grado de progreso permite la detección temprana de los desvíos y facilita su mitigación. De hecho, saber que se revisa el progreso cada día predispone psicológicamente a lograr pequeños objetivos en consecución de los objetivos generales del proyecto. Cada día se revisan los riesgos del proyecto, se ponen en común los bloqueos o dependencias entre tareas.
  • Confianza, entre los miembros del equipo y con el cliente. En el modelo TaaS el cliente puede actuar como un miembro más del equipo. Está informado de todo y tiene acceso a todo en cualquier momento. Toda la información está en la nube.
¿Qué no hace funcionar el TaaS?

Se hace preciso también tener bien presentes los elementos que no hacen funcionar al TaaS. Estos son algunos de los puntos falaces en los que es fácil caer y que pese a su aparente valor, a menudo son más un lastre que una ayuda efectiva:

  • Las herramientas: a veces parece que más que herramientas, usamos juguetes. Hemos visto en demasiadas ocasiones depositar toda la confianza en la organización de un trabajo en la herramienta usada, como si todo fuera a funcionar bien por usar un software caro. Es una de las falacias más asombrosamente extendidas en nuestro mundillo. Un buen TaaS puede funcionar incluso contando solo con lápiz y papel, si bien sería un poco absurdo hacer eso. Podemos usar Redmine, Jira, Trello, Miro... el universo es infinito y no importa la herramienta, lo que importa es cómo se usa.
  • El fanatismo metodológico: la línea que separa el rigor del fanatismo en las metodologías de gestión de proyectos es asombrosamente difusa. Por coincidencia de las directrices generales, las metodologías iterativas casan mejor con el TaaS que las metodologías en cascada. Esto no quiere decir que las metodologías cascada no se puedan aplicar, sino que su aplicación puede requerir un mayor esfuerzo. Dicho esto, las metodologías son como las leyes: no pueden prever todos los casos del universo y lo mismo que existe algo llamado el espíritu de la ley que se aplica cuando la letra conduce a confusión también tenemos el espíritu de la metodología, que nos permite asumir grados de libertad cuando llegamos a imprevistos.
  • La centralización: uno de los grandes temores del project manager tradicional es la descentralización. La necesidad de "tener todo controlado" puede llegar a ser realmente compulsiva y debe evitarse a toda costa. Cada miembro de un equipo TaaS tiene su responsabilidad y la asume, incluyendo el cliente. 

Resumiendo, el TAAS se inspira directamente en el manifiesto Agile (ojo, en el manifiesto, no en sus metodologías) y por encima de todo persigue la cooperación, el progreso sostenible y la mejora continua.

 

Germán García

German García es Director del Área de Proyectos Internacionales, ha sido consultor y gestor de proyectos IT en la Comisión Europea y sector privado: Banca, Energía, Salud en Europa, Norteamérica y Asia; su propósito es tener al menos un proyecto en marcha en cada país del mundo.