UN DMS A PRUEBA DE COVID 19

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Caso de Estudio
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UN DMS A PRUEBA DE COVID 19: DESIGN SPRINTS Y METODOLOGÍA AGILE

Hercules Capital (NYSE: HTGC) es una financiera líder que ofrece préstamos garantizados a compañías respaldadas con capital de riesgo pertenecientes a un amplio abanico de sectores (tecnología, ciencias de la vida, energías sostenibles y renovables, etc.). Tras haber confiado unos 10,5 mil millones de dólares a más de 500 empresas, Hercules Capital empezó a buscar tanto el modo de superar ciertas carencias operacionales críticas como de mejorar su gestión documental general.

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Reto

Hercules Capital confió en nosotros para llevar a cabo su transformación digital, para que su sistema heredado pasase de ser un sistema de archivos en local a convertirse en un sistema de gestión documental (DMS) totalmente nuevo, global y basado en la nube.

Algunos de los requisitos funcionales más importantes que surgieron durante nuestras sesiones de Design Thinking fueron que el DMS de Hercules debía centrarse en los empleados, estar disponible y accesible 24 horas al día, 7 días a la semana, desde cualquier parte del mundo y tener un alto nivel de seguridad.

"Disponer de toda nuestra documentación en una solución basada en la nube ha marcado una gran diferencia para nosotros en términos de rapidez y accesibilidad móvil. Además, nos ha permitido estar más preparados de lo que jamás hubiésemos estado para afrontar la situación actual, que nos obliga a trabajar desde casa."
Christian Follmann, Director de Operaciones de Hercules Capital

Solución

Estrategia: Del diseño al prototipo en cuestión de días

Comenzamos nuestros Design Sprints interactuando con objetos tangibles como, por ejemplo, papeles, bolígrafos o notas adhesivas, así como con miembros del equipo, personal del Departamento de Finanzas, del Administrativo o informáticos. La metodología de trabajo Design Sprint de Opentrends sintetiza las necesidades empresariales básicas y se centra en detectar y eliminar cualquier punto problemático; además, siempre se incluyen técnicos en este equipo de trabajo (no solo moderadores), para garantizar que los prototipos tienen sentido desde el principio. Así es como dimos forma a un primer prototipo en papel que hizo posible experimentar la interacción, prototipo que probamos y validamos con otros miembros del equipo de Hercules Capital.


Solo nos llevó diez días completar todos los Design Sprints para tener un prototipo válido y un informe que recogía las experiencias de los usuarios. Nuestros Design Sprints no precisan de una implicación a tiempo completo por parte del equipo del cliente, pues trabajamos con una doble planificación: Una técnica y otra de soporte. La parte técnica la gestiona una pequeña porción del equipo del cliente que está involucrada a tiempo completo en las sesiones de Design Sprint, mientras que la de soporte se lleva a cabo solo por las mañanas e incluye al resto del equipo del cliente. Este sistema de doble planificación nos permite mantenernos centrados en las sesiones de Design Sprint, lo que es muy  importante para minimizar intrusiones externas y evitar un posible malestar o aislamiento por parte del equipo.

 

"Creemos que el enfoque por Design Sprints de Opentrends trazó un camino muy claro que hizo que cada paso del proceso fuese realmente manejable."
Christian Follmann, Director de Operaciones de Hercules Capital

design sprint sessions
design sprint

Metodología: Being Agile

La experiencia de Opentrends con la metodología Agile permite pasar del diseño a la puesta en marcha de forma muy rápida. Con el informe obtenido de los Design Sprints en la mano, solo necesitamos cuatro iteraciones de desarrollo de software antes de lanzar la primera versión funcional del DMS. Todos los rituales de Scrum se realizaron en fluida colaboración entre el dueño del producto, Hercules Capital, y Opentrends como desarrollador. Los miembro de los equipos participantes actualizaban a diario los avances realizados, publicándolos en los tableros de Design Sprint para que nuestro cliente pudiese conocer en todo momento el punto exacto en el que se encontraba el proyecto.

"La metodología Agile significó un nuevo enfoque para nosotros, excelente y muy positivo, que demostró ser de lo más eficiente."
Christian Follmann, Director de Operaciones de Hercules Capital

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sticky notes on user needs uncovered during design thinking
project's timeline overview

Technología: El poder del Cloud

En un primer momento, para una empresa financiera puede resultar preocupante el hecho de tener documentos con información sensible fuera de sus instalaciones. Sin embargo, cualquier preocupación desaparece rápidamente una vez se ponen de manifiesto las enormes ventajas de trabajar con un sistema seguro en la nube: Los empleados que tengan los permisos adecuados pueden acceder a toda la documentación 24 horas al día, 7 días a la semana y desde cualquier lugar; el cumplimiento normativo con los más altos niveles de seguridad es automático, y se cuenta con un API disponible para la integración con el sistema heredado o las diferentes herramientas.

Así, en colaboración con Box, una de las empresas con más experiencia en el sector del almacenamiento en la nube, Opentrends diseñó la arquitectura y desarrolló un sistema de gestión documental personalizado y altamente diferenciado.  

 

hc document management

"Antes de empezar a trabajar con Opentrends, alrededor del 30% de nuestra estructura informática estaba basada en la nube. Ahora nos movemos en torno al 60% - 70%. Hemos hecho un progreso considerable gracias al equipo de Opentrends."
Christian Follmann, Head of Operations @Hercules Capital

Opentrends implementó una arquitectura robusta para incorporar las herramientas integradas de Box al sistema heredado fundamental. Decidimos trabajar con Box Java SDK, un componente integrado, para construir un puente entre el software .Net ya existente y las herramientas Box API, junto con una consola de administración diseñada para realizar una alta frecuencia de operaciones. 

Resultados

La solución propuesta permitió a Hercules Capital no solo ganar eficiencia en sus operaciones internas y resolver los problemas relacionados con su sistema heredado, sino también mejorar la productividad en aspectos como: 

  • Una reducción en el tiempo de gestión y entrega de documentos, lo que permite a Hercules Capital trabajar con períodos de negociación más cortos
  • Un repositorio documental homogéneo y coordinado, reduciendo los archivos departamentales
  • Un repositorio basado en la nube que permite trabajar de manera continuada desde la oficina, pero también desde fuera

 

El equipo de Hercules Capital valoró muy positivamente el DMS, asegurando que su trabajo es muchísimo más fácil gracias a esta herramienta. Christian nos desvela cómo, en una encuesta interna realizada en la empresa, recibieron respuestas como esta:

''Contar con el nuevo DMS facilita mucho, y de diferentes maneras, mi trabajo, en especial ahora que trabajamos desde casa, [...] sé que también lo hará en la oficina."

Este nuevo sistema materializa el camino que Hercules Capital tomó hacia la automatización de su flujo de trabajo y, gracias a sus amplias capacidades de adaptación, hace que a día de hoy la empresa esté mucho más cerca de cumplir con sus objetivos de transformación digital.

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Hercules Capital confió en Opentrends por su flexibilidad, alto conocimiento tecnológico, y por sus equipos multidisciplinares con multitud de puntos de vista, antecedentes y diferentes experiencias que Hercules Capital consideró clave a la hora de pensar en una solución integral al problema al que se enfrentaban.