¿En qué consiste la gobernanza de datos y por qué es relevante para las empresas?

La gobernanza de datos (Data Governance en inglés) es el conjunto de políticas, procedimientos, normas y prácticas que se establecen para gestionar y proteger los datos de una empresa. Esta práctica tiene como objetivo asegurar que los datos sean correctos, consistentes, seguros y disponibles.

Es relevante para las empresas por diversas razones:

1. Cumplimiento de normativas: Los gobiernos y leyes han establecido normativas para proteger los datos de los usuarios y los datos sensibles de las empresas. Además, permite garantizar que la empresa cumpla estas normativas y leyes.
2. Toma de decisiones más precisas: Los datos son una herramienta importante para la toma de decisiones de cualquier empresa. El Data Governance ayuda a asegurar que los datos sean más precisos y fiables, por tanto las decisiones basadas en éstas son más efectivas.
3. Mejora la eficiencia: Los procesos de gestión de datos eficientes y estandarizados pueden ayudar a reducir errores y redundancias, mejorar la productividad y reducir costes.
4. Crecimiento empresarial: El acceso a datos precisos y fiables puede favorecer a identificar oportunidades de negocio y a potenciar su crecimiento.

En resumen, la gobernanza de datos es importante para garantizar la integridad, privacidad y seguridad de los datos de la empresa y para ayudar a garantizar su eficacia y eficiencia en la toma de decisiones empresariales.

Un experto en gobernanza de datos debe entender que los datos pertenecen a las personas y que la colaboración es clave para conseguir el éxito. Para fomentar la colaboración, es necesario reconocer la importancia de los datos y tener personas responsables de la calidad, acceso y gestión de los datos.

Además, es esencial involucrar a todas las líneas y niveles de la empresa, y articular el valor del gobierno de datos para que los datos sean más fáciles de encontrar, comprender y confiar. También, es importante reconocer la desconexión entre TI y la empresa (en cuanto a las necesidades reales de negocio), abordar los problemas de gestión de datos y trabajar para romper los silos.

Por último, los expertos en gobernanza de datos deben entender que la tecnología debe ser estratégica y que todo el ecosistema de datos debe ser transparente a todos los departamentos y unidades de negocio. Implantar tecnologías adecuadas y no simplemente almacenar datos de manera centralizada es esencial para el éxito del gobierno de datos.

Veamos estas acciones en detalle:

• Los datos son importantes

En primer lugar, es importante reconocer que los datos son mucho más que simples registros, campos y tablas. Los datos de calidad requieren de personas responsables de la gestión, acceso y calidad. Es esencial tener una visión clara de la importancia de los datos para poder abordar adecuadamente su gestión y aprovechar su potencial.

• Si los datos son importantes, los propietarios lo son más

Es fundamental identificar a aquellos individuos expertos en la gestión de datos que serán administradores eficaces de los mismos. Estos propietarios ideales deben tener experiencia empresarial en la materia y una gran pasión por los detalles. Son las personas en la organización que siempre conocen el paradero y significado de los datos y que se han convertido en grandes embajadores. Hay que aprender cómo los cambios afectarán a las unidades de negocio e incorporar este conocimiento a los procesos que se construyan.

• No cualquiera es experto en gobierno de datos

Después de haber involucrado a los líderes y partes interesadas, es importante contar con un experto en gobierno de datos que involucre a todos los niveles de la empresa, ya que la empresa es la propietaria del proceso. El objetivo de la gobernanza de datos no es solo tener datos impecables, sino ayudar a las personas a utilizarlos con confianza para alcanzar los objetivos empresariales. Es necesario fomentar la confianza en los datos y hacer que estén disponibles para todas las personas de la organización. Por tanto, es necesario involucrar a un experto en gobierno de datos que trabaje con todos los niveles y líneas de la empresa para asegurar una gobernanza de datos efectiva.

• Poner en valor al gobierno de datos

Es importante destacar el valor que el gobierno de datos aporta a la organización. Implementar buenas prácticas de gobernanza facilita la búsqueda, comprensión y confianza en los datos. Por ello, es necesario involucrar a los usuarios en el proceso y que ellos mismos determinen las prioridades en cuanto a la información que necesitan y quiénes pueden acceder a ella. Al centrarse en los elementos de datos críticos, el departamento de TI puede garantizar su disponibilidad y facilidad de acceso para los usuarios.

• Racionalizar el uso de datos

Mientras que los usuarios empresariales valoran los datos por su utilidad, los informáticos los ven como iguales. Esto lleva a frustraciones por parte de los usuarios cuando los datos se expresan de forma técnica y por parte de TI cuando los datos no se utilizan a pesar del coste de implantación. Se recomienda dar pequeños pasos para romper estos silos, abordar problemas de gestión de datos y acordar compartirlos, sin limitar los esfuerzos de gobernanza de datos. También es importante prestar atención a otros proyectos y grupos de trabajo sobre datos y demostrar cómo la gobernanza aborda los retos identificados.

• No se puede dejar de lado a la tecnología de gestión de datos

Un especialista en gobernanza de datos reconoce la importancia de que la tecnología sea considerada desde una perspectiva estratégica y no limitarse solamente a almacenar los datos en un único sitio. Este enfoque, que ha impulsado los proyectos de almacenes de datos durante más de una década, ha fracasado en gran medida. Se sabe que los datos residen en múltiples sistemas de toda la organización y es poco probable que esto cambie. En última instancia, es necesario que todo el ecosistema de datos sea transparente a todos los departamentos y unidades de negocio para conseguir una verdadera eficacia en la gestión de los datos. La tendencia a la cloudificación está haciendo cambiar esta perspectiva, ya que en cierto modo es más fácil interconectar la información y acceder a ella como usuario autorizado.

Y es precisamente en la tecnología donde podemos encontrar un gran aliado para el gobierno del dato, ya que existen softwares especializados que son de gran ayuda para las personas involucradas en proyectos con datos dentro de la organización.

Un software de gobierno del dato es una herramienta tecnológica que ayuda a las empresas a gestionar y controlar sus datos de manera eficiente y segura. A continuación, se describen algunas de sus funciones principales:

1. Clasificación de datos: Posibilita identificar y etiquetar los diferentes tipos de datos que maneja la empresa, facilitando su gestión y control.
2. Control de acceso: Permite definir y gestionar los permisos de acceso a los datos según roles y responsabilidades de los usuarios dentro de la organización.
3. Cumplimiento normativo: Ayuda a garantizar el cumplimiento de las normativas y regulaciones relacionadas con la protección de datos personales, seguridad de la información y privacidad.
4. Gestión de calidad de datos: Facilita la definición de las reglas y estándares de calidad para los datos y controlar su cumplimiento a través de validaciones y correcciones automatizadas.
5. Monitorización de datos: Proporciona información en tiempo real sobre el uso y la calidad de los datos para ayudar a la toma de decisiones y la detección de problemas.
6. Gestión de riesgos: Permite identificar y mitigar los riesgos asociados con la gestión de datos, como la pérdida de datos, el incumplimiento normativo y la exposición de datos confidenciales.
7. Colaboración y comunicación: Favorece la colaboración y la comunicación entre los distintos departamentos y equipos involucrados en la gestión de datos, lo que mejora la eficiencia y la efectividad en su gestión.

En resumen, un software de gobierno del dato es una herramienta esencial para las empresas que quieren gestionar sus datos de forma efectiva, garantizar su seguridad y privacidad, y cumplir con las normativas y regulaciones aplicables.

Y cuando hablamos de cumplimiento normativo, aplican normas internacionales especialmente las europeas, como la GDPR en la que te hablaremos con más detalle en el próximo artículo.