Optimización de trámites en la sede electrónica
Reto
Una administración pública internacional nos propuso mejorar la experiencia de la ciudadanía al realizar trámites en la sede electrónica gubernamental del país y, con ello, nos enfrentamos a varios desafíos importantes.
La complejidad de los procesos, la falta de integración entre sistemas y la dificultad para gestionar la cantidad de documentos asociados a cada trámite eran solo algunas de las barreras a las que enfrentarse. Necesitábamos una solución que simplificara el proceso, mejorara la eficiencia y brindara una experiencia más satisfactoria a los habitantes.
Solución
Decidimos implementar una solución integral utilizando los productos de OpenText para la gestión de contenidos empresariales con la que consideramos haber logrado el objetivo de generar un impacto positivo en la vida de la ciudadanía.
Utilizamos AppWorks para diseñar y automatizar los flujos de trabajo de los procesos de trámite, lo que nos permitió simplificar y estandarizar los procedimientos garantizando así una mayor eficiencia, precisión y consistencia en la ejecución de los trámites. Con Extended ECM, centralizamos la gestión de documentos, lo que facilitó el acceso y la organización de la información necesaria para cada trámite. Además, implementamos OTCS para mejorar la colaboración y la compartición de documentos entre los diferentes departamentos y aplicativos involucrados en el proceso.
La utilización de metodologías ágiles (Scrum) permitieron reducir el tiempo en la implantación de los trámites generados en la sede electrónica.
- Metodología
Agile.
- Tecnología
OpenText AppWorks, OpenText Extended ECM y OTCS.
- Partner
OpenText.
Resultado
Los resultados obtenidos tras la implementación fueron notables y contribuyeron significativamente a mejorar la experiencia del ciudadano en la sede electrónica:
- Reducción en los tiempos de procesamiento: Permitió a los ciudadanos completar sus trámites de manera más rápida y eficiente.
- Mejora en la precisión y consistencia: Ayudó a evitar errores y redujo la necesidad de retrabajo, lo que mejoró la calidad del servicio ofrecido.
- Aumento en la satisfacción de la ciudadanía: Los habitantes encontraron el proceso más fácil de seguir y experimentaron menos frustraciones.
- Optimización en la obtención de resultados en la sede electrónica.