Novedades en la facturación electrónica tras la publicación del borrador
La Ley “Crea y Crece” ha dado un paso más, el pasado 15 de junio el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, y el Ministerio de Hacienda y Función Púbica, hacían público el borrador del Reglamento de Factura Electrónica y se iniciaba el trámite de audiencia pública del reglamento. Esto significa que todas las entidades (Ministerios y Organismos Públicos) que intervienen en la viabilidad de esta ley se han puesto de acuerdo en cómo llevar a cabo el proyecto. Con esta publicación realizada por parte de ambos Ministerios se abre la puerta para que todos aquellos afectados (Empresas y profesionales), puedan indicar aquellos aspectos del cumplimiento de la Ley que más les va a impactar suponiendo un problema a la hora de aplicarla.
¿Con esta última publicación ya se tienen los detalles técnicos de la Ley? No, todavía no. Esta publicación por ahora es el Borrador del Reglamento, los detalles se publicarán en los próximos meses. ¿Ya comienza a contar el plazo de 1 año para comenzar a ser obligatorio su aplicación? No, todavía no, puesto que el plazo comienza a contar desde el momento en el que se hagan públicos los detalles técnicos, siendo su aprobación y publicación en el BOE la que iniciará el plazo que marca la ley de 12 meses, que marca la propia ley, para su entrada en vigor.
Debemos recordar que hay dos plazos: 1 año para todas aquellas empresas que facturan más de 8 millones y 2 años para las demás.
Como principal novedad, la publicación del Borrador del Reglamento nos presenta la Solución Pública de Facturación Electrónica, que es un conjunto de servicios proporcionadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Estos servicios conformarán la infraestructura para la emisión y recepción de facturas electrónicas, para todos aquellos empresarios y profesionales que decidan utilizar este sistema. Además, la Solución Pública de Facturación Electrónica actuará como un repositorio universal y obligatorio para todas las facturas electrónicas. También ofrece servicios generales para el seguimiento del cobro (periodo medio de pago), de acuerdo con las regulaciones establecidas, así como opciones para descargar facturas en línea, ya sea de forma individual o en lotes, tanto para los emisores como para los destinatarios y sus autorizados.
Las empresas y profesionales tendrán la obligación de emitir y enviar facturas electrónicas a sus clientes, empresarios y profesionales, cumpliendo con la nueva legislación vigente en materia de facturación electrónica sobre esa plataforma residente de la AEAT, aparte de los otros medios que estén utilizando o deseen utilizar. La AEAT define su plataforma de facturación electrónica como el sistema que garantiza la integridad, seguridad y fidelidad de los datos de facturación a nivel estatal.
La recepción de estas facturas se podrá seguir realizando a través de los diferentes canales del sistema español de factura electrónica, incluyendo desde su puesta en marcha, la Solución Pública de Facturación Electrónica. Además, se requerirá que se informe sobre el estado de la factura, ya sea su aceptación o rechazo comercial, junto con la fecha correspondiente. Asimismo, cuando se realice, se deberá indicar si se ha realizado el pago completo de la factura, junto con la fecha correspondiente.
Otro punto destacable son los requisitos técnicos y contenido de información que deben de cumplir las facturas electrónicas, como son los formatos de factura electrónica aceptados, y los medios de intercambio permitidos, y especificaciones técnicas que deberán de incorporar las facturas, como por ejemplo la firma electrónica y la utilización de certificados para la comunicación y transmisión de los documentos electrónicos.
Los formatos que serán admitidos: Se entenderá por factura electrónica a los efectos de este Real Decreto aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento
Uno de los aspectos más relevantes del reglamento es que no serán obligatorias las plataformas privadas de comunicación: el artículo 9 especifica que la facturación electrónica podrá realizarse mediante plataformas privadas de facturación electrónica, mediante la solución pública de facturación electrónica o mediante la combinación de ambas vías. En el caso de que el intercambio de facturas electrónicas se produzca íntegramente mediante plataformas privadas de facturación electrónica, una copia generada automáticamente de cada factura electrónica deberá ser depositada en la solución pública de factura electrónica. Esta premisa, permite plantear la entrega de facturas directamente en la solución pública de facturación electrónica, en aquellos casos que el software de facturación electrónica que dispongamos en nuestro sistema disponga de la capacidad de integrar con ella.
En ningún caso, podrá el operador de plataforma electrónica privada receptora de la solicitud de interconexión cobrar cantidad alguna a la plataforma solicitante por resolver dichas solicitudes de interconexión en los plazos establecidos, ni por otros servicios de integración que pueda tener pactados con el destinatario último de la factura electrónica.
Repositorio de facturas: el futuro sistema español de factura electrónica estará conformado por las plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado y por la Solución pública de facturación electrónica, esta última cumplirá además la función de repositorio de facturas, y que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Por tanto, gracias a la solución publica de facturación electrónica podemos cumplir con el requerimiento que incluía la ley de “crea y crece”, donde demandaba facilitar un acceso a las facturas para nuestros clientes durante 4 años.
Interoperabilidad: la interoperabilidad entre plataformas de factura electrónica privadas, sus operadores deberán tener capacidad para transformar el mensaje de la factura a todos los formatos admitidos. Asimismo, estarán obligados a interconectarse con cualquier otra plataforma electrónica privada y a aceptar todas las solicitudes de interconexión que se dirijan desde alguna de ellas.
Será la Agencia Estatal de la Administración Tributaria la encargada de extraer información estadística de las facturas electrónicas remitidas al sistema público de facturación electrónica y de los reportes de información sobre el pago de estas que permita monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial, haciéndola llegar, al menos, al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada y al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Durante los primeros doce meses, las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.
Algunos temas para tener en cuenta que nos permitan anticipar las actualizaciones de nuestros sistemas, y que se necesitarán para cumplir con los requisitos son:
- Preparar la implementación: debemos preparar nuestro sistema de facturación para cumplir con los requerimientos técnicos requeridos en la emisión electrónica.
- Considerar el tratamiento de estados: Es esencial definir cómo se tratarán y reportarán los diferentes estados relacionados con las facturas. Estos estados pueden incluir pendiente de pago, pagada, cancelada, entre otros. Debemos asegurar de comprender los requisitos legales y fiscales relacionados con cada estado y adapta le sistema de facturación para manejarlos adecuadamente.
- Finalmente, aprovechar la ventaja de las facturas electrónicas: Las facturas electrónicas ofrecen numerosas ventajas en comparación con las facturas en papel. Aprovechar la oportunidad para automatizar el proceso de recepción y procesamiento de facturas es calve en esta nueva etapa para considera la implementación de soluciones de digitalización y automatización que te permitan agilizar la recepción, validación y almacenamiento de las facturas electrónicas.
En SEIDOR contamos con una solución de facturación electrónica desde hace más de 10 años que cumple la legislación actual, y la cual estamos adaptando a la nueva normativa.
