Optimización de trámites en la sede electrónica
TECHNOLOGY
|
Administració pública

Optimització de tràmits a la seu electrònica

Repte

El camí cap a l'èxit

Una administració pública internacional ens va proposar millorar l'experiència de la ciutadania en realitzar tràmits a la seu electrònica governamental del país i, amb això, ens vam enfrontar a diversos reptes importants.

La complexitat dels processos, la manca d'integració entre sistemes i la dificultat per gestionar la quantitat de documents associats a cada tràmit eren només algunes de les barreres a les quals ens vam haver d'enfrontar. Necessitàvem una solució que simplifiqués el procés, millorés l'eficiència i proporcionés una experiència més satisfactòria als habitants.

Solució

La clau de la transformació

Vam decidir implementar una solució integral utilitzant els productes d'OpenText per a la gestió de continguts empresarials amb la qual considerem haver aconseguit l'objectiu de generar un impacte positiu en la vida de la ciutadania.

Vam utilitzar AppWorks per dissenyar i automatitzar els fluxos de treball dels processos de tràmit, la qual cosa ens va permetre simplificar i estandarditzar els procediments, garantint així una major eficiència, precisió i consistència en l'execució dels tràmits. Amb Extended ECM, vam centralitzar la gestió de documents, facilitant l'accés i l'organització de la informació necessària per a cada tràmit. A més, vam implementar OTCS per millorar la col·laboració i el compartiment de documents entre els diferents departaments i aplicacions involucrades en el procés.

La utilització de metodologies àgils (Scrum) va permetre reduir el temps en la implantació dels tràmits generats a la seu electrònica.

  • Metodologia

    Agile.

  • Tecnologia

    OpenText AppWorks, OpenText Extended ECM i OTCS.

  • Partner

    OpenText.

Optimización de trámites en la sede electrónica

Resultat

L'impacte d'un treball conjunt

Els resultats obtinguts després de la implementació van ser notables i van contribuir significativament a millorar l'experiència del ciutadà a la seu electrònica:

  • Reducció en els temps de processament: Va permetre als ciutadans completar els tràmits de manera més ràpida i eficient.
  • Millora en la precisió i consistència: Va ajudar a evitar errors i va reduir la necessitat de retraball, millorant així la qualitat del servei ofert.
  • Augment en la satisfacció de la ciutadania: Els habitants van trobar el procés més fàcil de seguir i van experimentar menys frustracions.
  • Optimització en l'obtenció de resultats a la seu electrònica.