Novetats en la facturació electrònica després de la publicació de l'esborrany
La Llei "Crea i Creix" ha fet un pas més, el 15 de juny, el Ministeri d'Afers Econòmics i Transformació Digital i el Ministeri d'Hisenda i Funció Pública feien públic l'esborrany del Reglament de factura electrònica i s'iniciava el tràmit d'audiència pública del reglament. Això significa que totes les entitats (ministeris i organismes públics) que intervenen en la viabilitat d'aquesta llei s'han posat d'acord en com dur a terme el projecte. Amb aquesta publicació que han fet ambdós ministeris s'obre la porta perquè tots els afectats (empreses i professionals) puguin indicar els aspectes del compliment de la llei que més els impactaran suposant un problema a l'hora d'aplicar-la.
Amb aquesta última publicació ja es tenen els detalls tècnics de la llei? No, encara no. Aquesta publicació, per ara, és l'esborrany del reglament, els detalls es publicaran en els pròxims mesos. Ja comença a comptar el termini d'1 any per començar a ser obligatori la seva aplicació? No, encara no, ja que el termini comença a comptar del moment en què es facin públics els detalls tècnics. La seva aprovació i publicació al BOE iniciarà el termini que marca la llei de 12 mesos, que marca la mateixa llei, per a la seva entrada en vigor.
Hem de recordar que hi ha dos terminis: 1 any per a totes les empreses que facturen més de 8 milions i 2 anys per a les altres.
Com a principal novetat, la publicació de l'esborrany del reglament ens presenta la solució pública de facturació electrònica, que és un conjunt de serveis que proporciona l'Agència Estatal d'Administració Tributària. Aquests serveis conformaran la infraestructura per a l'emissió i recepció de factures electròniques, per a tots els empresaris i professionals que decideixin utilitzar aquest sistema. A més, la solució pública de facturació electrònica actuarà com un repositori universal i obligatori per a totes les factures electròniques. També ofereix serveis generals per al seguiment del cobrament (període mitjà de pagament), d'acord amb les regulacions establertes, així com opcions per baixar factures en línia, bé sigui de manera individual o en lots, tant per als emissors com per als destinataris i els seus autoritzats.
Les empreses i professionals tindran l'obligació d'emetre i enviar factures electròniques als seus clients, empresaris i professionals, per complir amb la nova legislació vigent en matèria de facturació electrònica sobre aquesta plataforma resident de l'AEAT, a part dels altres mitjans que estiguin utilitzant o vulguin utilitzar. L'AEAT defineix la seva plataforma de facturació electrònica com el sistema que garanteix la integritat, la seguretat i la fidelitat de les dades de facturació a nivell estatal.
La recepció d'aquestes factures es podrà continuar fent pels diversos canals del sistema espanyol de factura electrònica, incloent-hi, des que es posi en marxa, la solució pública de facturació electrònica. A més, es requerirà que s'informi sobre l'estat de la factura, bé sigui la seva acceptació o rebuig comercial, juntament amb la data corresponent. Així mateix, quan es faci, s'haurà d'indicar si s'ha efectuat el pagament complet de la factura, juntament amb la data corresponent.
Un altre punt destacable són els requisits tècnics i contingut d'informació que han de complir les factures electròniques, com els formats de factura electrònica acceptats i els mitjans d'intercanvi permesos, i especificacions tècniques que hauran d'incorporar les factures, com, per exemple, la signatura electrònica i la utilització de certificats per a la comunicació i transmissió dels documents electrònics.
Els formats que s'admetran: S'entendrà per factura electrònica als efectes d'aquest Reial decret el missatge informàtic de caràcter estructurat, ajustat al model semàntic de dades EN16931 del Comitè Europeu de Normalització i amb una de les següents sintaxis:
- Missatge XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a tota la indústria tal com s'especifica en els esquemes XML 16B (SCRDM — CII).
- Missatges UBL de factura i nota de crèdit tal com es defineixen en la norma ISO/IEC 19845:2015
- Missatge EDIFACT de factura d'acord amb la norma ISO 9735
- Missatge Facturae, en la versió per a facturació entre empresaris i professionals vigent en cada moment
Un dels aspectes més rellevants del reglament és que no seran obligatòries les plataformes privades de comunicació: l'article 9 especifica que la facturació electrònica podrà fer-se mitjançant plataformes privades de facturació electrònica, mitjançant la solució pública de facturació electrònica o mitjançant la combinació d'ambdues vies. En cas que l'intercanvi de factures electròniques es produeixi íntegrament mitjançant plataformes privades de facturació electrònica, una còpia generada automàticament de cada factura electrònica s'haurà de dipositar a la Solució Pública de Factura Electrònica. Aquesta premissa permet plantejar l'entrega de factures directament a la solució pública de facturació electrònica, en els casos en què el programa de facturació electrònica que tinguem al nostre sistema tingui la capacitat d'integrar-s'hi.
En cap cas, l'operador de plataforma electrònica privada receptora de la sol·licitud d'interconnexió no podrà cobrar cap quantitat a la plataforma sol·licitant per resoldre aquestes sol·licituds d'interconnexió en els terminis establerts, ni per altres serveis d'integració que pugui tenir pactats amb el destinatari últim de la factura electrònica.
Repositori de factures: el futur sistema espanyol de factura electrònica el conformaran les plataformes d'intercanvi de factures electròniques de caràcter privat i la solució pública de facturació electrònica. Aquesta última complirà, a més, la funció de repositori de factures, que gestionarà l'Agència Estatal d'Administració Tributària. Per tant, gràcies a la solució pública de facturació electrònica, podem complir amb el requeriment que incloïa la Llei crea i creix, en què es demanava proporcionar un accés a les factures per als nostres clients durant 4 anys.
Interoperabilitat: la interoperabilitat entre plataformes de factura electrònica privades, els seus operadors hauran de tenir capacitat per transformar el missatge de la factura a tots els formats admesos. Així mateix, estaran obligats a interconnectar-se amb qualsevol altra plataforma electrònica privada i a acceptar totes les sol·licituds d'interconnexió que s'adrecin des d'alguna.
L'Agència Estatal de l'Administració Tributària serà l'encarregada d'extreure informació estadística de les factures electròniques remeses al sistema públic de facturació electrònica i dels reports d'informació sobre el pagament d'aquestes que permeti monitorar el compliment de la normativa sobre morositat comercial, fent-la arribar, almenys, a l'Observatori Estatal de la Morositat Privada i al Ministeri d'Afers Econòmics i Transformació Digital.
Durant els primers dotze mesos, les empreses que estiguin obligades a emetre factures electròniques en les seves transaccions amb empresaris i professionals hauran d'acompanyar aquestes factures electròniques amb un document en format PDF que asseguri la seva llegibilitat per a les empreses i professionals per als quals encara no hagi entrat en vigor l'obligació de rebre factures electròniques.
Alguns temes per tenir en compte que ens permetin anticipar les actualitzacions dels nostres sistemes, i que es necessitaran per complir amb els requisits són:
- Preparar la implementació: hem de preparar el nostre sistema de facturació per complir amb els requeriments tècnics requerits en l'emissió electrònica.
- Considerar el tractament d'estats: És essencial definir com es tractaran i reportaran els estats relacionats amb les factures. Aquests estats poden incloure pendent de pagament, pagada i cancel·lada, entre d'altres. Hem d'assegurar-nos de comprendre els requisits legals i fiscals relacionats amb cada estat i adaptar el sistema de facturació per gestionar-los adequadament.
- Finalment, aprofitar l'avantatge de les factures electròniques: Les factures electròniques ofereixen nombrosos avantatges en comparació amb les factures en paper. Aprofitar l'oportunitat per automatitzar el procés de recepció i processament de factures és clau en aquesta nova etapa per considerar la implementació de solucions de digitalització i automatització que permetin agilitzar la recepció, validació i emmagatzematge de les factures electròniques.
A SEIDOR comptem amb una solució de facturació electrònica des de fa més de 10 anys que compleix amb la legislació actual, i que estem adaptant a la nova normativa.
